Informations générales

KBC Groupe SA, avenue du Port 2, 1080 Molenbeek-Saint-Jean, TVA BE 0403.227.515, RPM Bruxelles, www.kbc.com (ci-après abrégé 'KBC') est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel pour l'organisation de ses Assemblées générales (ci-après également dénommées 'AG'). Veuillez lire attentivement la présente déclaration car elle contient des informations essentielles sur la manière dont vos données à caractère personnel sont traitées. Vous y trouverez également de plus amples informations sur vos droits en matière de protection de la vie privée et sur la manière de les exercer.

KBC entend traiter vos données à caractère personnel d’une manière légitime, correcte et transparente. La présente déclaration fournit de plus amples informations sur les données à caractère personnel que KBC collecte et traite. Dans le cadre de la présente déclaration, KBC se réfère toujours à vos données en tant qu'actionnaire ou représentant d'un actionnaire. Quelle que soit votre qualité, vos droits restent les mêmes et KBC fait montre de la même prudence dans le traitement de vos données à caractère personnel.

Données à caractère personnel 

1. Comment KBC obtient-il des données personnelles?
KBC obtient des données à caractère personnel parce que vous-même ou votre intermédiaire financier avez fourni certaines données dans le cadre des Assemblées générales. 

2. Quelles données à caractère personnel recueillons-nous?

• Catégorie 1: vos données d'identification; 
• Catégorie 2: données financières telles que le nombre d'actions KBC avec lesquelles vous souhaitez participer à une AG, votre numéro de compte, etc;
• Catégorie 3: vos coordonnées telles que votre adresse, votre adresse électronique, etc.

3. Finalités du traitement et base juridique
KBC traite vos données à caractère personnel aux fins suivantes: l'organisation des AG, la participation à distance par un moyen de communication électronique, ainsi que l'analyse et la gestion de la procédure de présence et de vote. Comme base juridique, KBC s'appuie sur une obligation légale qui lui incombe, à savoir l'organisation des AG.

4. Durée du traitement
KBC utilisera vos données à caractère personnel pour la finalité décrite ci-dessus, après quoi elles seront supprimées. En principe, vos données à caractère personnel sont conservées pendant un an, durée que KBC estime nécessaire et suffisante pour la réalisation de la finalité visée.

Vos droits

Si KBC traite vos données à caractère personnel, vous disposez de certains droits.

• Droit d'accès et de consultation: vous avez le droit de prendre à tout moment connaissance de vos données à caractère personnel et de l'utilisation qui en est faite par KBC.
• Droit de rectification, de suppression et de limitation: il peut arriver que certaines données que KBC détient à votre sujet ne soient pas ou plus correctes. Vous pouvez exiger à tout moment qu’elles soient rectifiées ou complétées. Vous pouvez exiger de KBC qu’elle supprime vos données à caractère personnel. KBC supprime les données à caractère personnel qu’elle n’a plus motif de traiter.
• Droit d'opposition: vous disposez également d'un droit d'opposition au traitement de vos données à caractère personnel qui est basé sur les intérêts légitimes de KBC.
• Droit au libre transfert des données: vous avez le droit de recevoir et/ou de transférer à un autre responsable du traitement vos données à caractère personnel traitées par KBC dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

Si vous souhaitez exercer vos droits, faites toujours preuve de la plus grande précision possible, afin que KBC puisse traiter concrètement et correctement votre requête. Vous pouvez contacter par écrit le délégué à la protection des données de KBC: KBC Groupe SA, Group Data Protection Unit (Group Compliance), avenue du Port 2 à 1080 Bruxelles, ou dataprotection@kbc.be.

KBC est tenue de vérifier votre identité, pour éviter que quelqu’un d’autre n’exerce vos droits à votre place. C’est pourquoi une copie de votre carte d'identité pourra vous être réclamée.

Vous souhaitez de plus amples informations? Vous n’êtes pas d’accord avec le point de vue de KBC? Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité de protection des données: rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles (Tél: +32 (0)2 274 48 00 - Fax: +32 (0)2 274 48 35 - E-mail: contact@apd-gba.be)

Protection et confidentialité des données

Pour pouvoir traiter vos données à caractère personnel, KBC donne accès à vos données personnelles à ses collaborateurs. KBC veille à ce que des règles strictes soient respectées et à ce que les collaborateurs impliqués:

• ne disposent que des données dont ils ont besoin pour l'exécution de leurs missions;
• s’engagent à, d’une part, traiter ces données de manière discrète, sûre et confidentielle et d’autre part, ne les utiliser que pour l’exécution de leurs missions.

KBC prend en interne des mesures techniques et organisationnelles pour éviter que des données à caractère personnel ne tombent entre les mains de/ne soient traitées par des personnes non autorisées, ou ne soient modifiées ou détruites par inadvertance.

Transfert de données à des tiers

KBC ne vendra pas, ne louera pas, ne distribuera pas et ne mettra pas vos données à caractère personnel à la disposition de tiers à des fins commerciales, sauf avec votre consentement préalable.
Dans de rares cas, KBC peut être amené à divulguer vos données à caractère personnel à des tiers en vertu d'une décision de justice ou pour se conformer à d'autres lois ou réglementations contraignantes. KBC s'efforcera raisonnablement de vous en informer à l'avance, à moins que des restrictions légales ne s'y opposent.

Support par des tiers

KBC peut faire appel à des sous-traitants pour traiter les données à caractère personnel. Il s'agit d'entreprises qui sont amenées à traiter des données à caractère personnel pour le compte de KBC, comme des prestataires externes auxquels KBC fait appel dans le cadre des finalités susmentionnées, par exemple:

• des fournisseurs de services (de sécurisation) ICT;
• des entreprises spécialisées dans le support de réunions numériques;
• des imprimeurs pour l'impression et l'adressage;
• des traducteurs et des agences de traduction.

Pour le traitement, KBC peut faire appel non seulement à des sous-traitants, mais aussi à des fournisseurs de services ou à des parties tierces qui ont eux-mêmes qualité de responsables du traitement, comme des avocats ou des notaires.

Modifications

KBC peut modifier à tout moment la présente déclaration. La version la plus récente de ce document est disponible en permanence à l’adresse www.kbc.com. Pour vous tenir informé des dernières modifications apportées à la déclaration, KBC mettra à jour la date de révision à chaque fois qu'elle sera modifiée. La déclaration modifiée est valable à partir de cette date. KBC vous informera toujours à l'avance de toute modification importante. Pour plus d’informations sur la Loi relative à la protection de la vie privée en Belgique, n’hésitez pas à consulter le site web de l’Autorité belge de protection des données (www.autoriteprotectiondonnees.be).